Beschreibung

Mit der Office 365-Extension werden Jobs in Goana in die jeweiligen Kalender ihres Office 365 Kontos synchronisiert.


Beispielkalenderansicht

Pro Goana-Job wird ein Kalendereintrag mit dem Titel des Jobs, dem Benutzer (falls ein gemeinsamer Kalender benutzt wird) und dem aktuellen Status erstellt. 

Die Synchronisierung findet bei folgenden Ereignissen statt:

  • Es wird ein neuer Job erstellt
  • Die Zeit, der Status oder die Benutzerzuweisung eines Jobs wird geändert.
  • Ein Job wird gelöscht.


Änderungen im Kalender von Office 365 haben umgekehrt keinen einfluss in Goana und werden einfach beim nächsten Update des Jobs wieder rückgängig gemacht. Wird ein Eintrag manuell im Office 365 Kalender gelöscht wird dieser nicht erneut erstellt.


Einrichtung / Einstellungen

Für die Einrichtung benötigst du ein Microsoft Office 365 Geschäftskonto (Kein Microsoft Privatkonto). Falls du die Events in die Kalender der jeweiligen Benutzer speichern möchtest, musst du dich mit einem Office 365 Administratorenkonto anmelden.


  1. Klicke auf "Aktivieren"

  2. Gib die gewünschten Einstellungen an.
    • Office-Benutzer (Email) für Standardkalender
      Falls die Option "Jobs in Kalender der einzelnen User speichern" nicht aktiviert ist, werden alle Jobs in den Kalender des hier angegebenen Users gespeichert.
    • Jobs in Kalender der einzelnen User speichern
      Falls aktiviert, werden die Jobs in die jeweiligen Kalender der Benutzer gespeichert, denen der Job zugewiesen wurde. Bedingung ist, dass die Email-Adresse des in Goana erfassten Benutzers mit der Emailadresse des Office 365 Kontos übereinstimmt. Auch müssen Sie sich
  3. Klicke auf "Speichern". Du wirst dann auf die Office 365 Anmeldeseite weitergeleitet, wo du dich mit deinem Office 365 Account anmelden musst.
  4. Akzeptiere die benötigten Berechtigungen mit klick auf "Akzeptieren".
  5. Du wirst dann zurück zu Goana umgeleitet. Die Erweiterung ist nun aktiv.


FAQ

Können die Einträge in den Kalendern Farben zugewiesen werden?

Ja dies ist mit ein paar einfachen Schritten möglich. Beim Erstellen eines Kalendereintrags, weist Goana als Kategorie den Namen der Jobvorlage zu. Diese Kategorien können farblich markiert werden. Gehen Sie dazu folgendermassen vor.

  1. Öffne die Kalenderansicht in Outlook
  2. Klicke auf das Ereignis, dem du eine Farbe zuweisen möchten. 
  3. Klicke auf "Kategorisieren" und wähle dann den Namen der Jobvorlage (Normalerweise mit dem Vermerk "nicht in der Hauptkategorie").
  4. Klicke auf "Neu" und wähle eine Farbe der Kategorie. Der Name sollte nicht geändert werden.